Udelenie práv na používanie značky je súčasťou riadiacich procesov, ktoré realizuje Koordinátor značky a má nasledovnú postupnosť:
1/Vyhlásenie výzvy k predkladaniu žiadostí o udelenie značky regionálny produkt PONITRIE
Na možnosť podávania žiadostí upozorňuje Koordinátor Výzvou, ktorú zverejňuje spolu so žiadosťou na svojich webových sídlach www.visitnitra.eu . Koordinátor vyhlasuje výzvu podľa potreby, približne 1x ročne.
2/ Predloženie Žiadosti o udelenie značky
Udelenie práv na používanie značky je posudzované na základe Žiadosti záujemcu o značku.
Žiadosť sa podáva na konkrétny produkt, výrobok, službu alebo ich jednotne definovanú skupinu, v ktorej ale všetky produkty zhodne spĺňajú kritériá uvedené v žiadosti. Žiadosť žiadateľ vyplní a doručí v tlačenej aj elektronickej podobe Koordinátorovi značky. Žiadosť obsahuje aj napĺňanie Certifikačných kritérií a jej prílohami sú aj potrebné doklady, ktoré toto napĺňanie potvrdzujú.
Žiadateľ prikladá k žiadosti vzorový produkt/výrobok, prípadne ho dodá na základe výzvy Koordinátora k dátumu zasadnutia Certifikačnej komisie. Výrobca má nárok na vrátenie vzorky. V prípade, že žiadateľ nemôže z opodstatnených dôvodov vzorový výrobok predložiť (objemná veľkosť, vysoká cena umeleckého diela a pod.), predkladá komisii pred zasadnutím aspoň fotodokumentáciu alebo video dokumentáciu výrobku, prípadne jeho výroby.
3/ Formálna kontrola žiadosti
Koordinátor žiadosť skontroluje po formálnej stránke, v prípade jej neúplnosti požiada žiadateľa o jej doplnenie. Koordinátor posudzuje plnenie Certifikačných kritérií, ktoré určujú požiadavky na výrobcu/producenta/poskytovateľa služby (časť A Certifikačných kritérií). V prípade, že žiadateľ nespĺňa tieto kritériá, vyradí žiadosť z ďalšieho posudzovania. Formálne skontrolovanú žiadosť Koordinátor predloží členom Certifikačnej komisie.
4/ Zasadnutie Certifikačnej komisie (posúdenie plnenia kritérií kvality)
Koordinátor zvolá zasadnutie Certifikačnej komisie a informuje žiadateľov o časovom harmonograme hodnotenia žiadostí. Certifikačná komisia posúdi počas zasadnutia, či produkt/ výrobok/ služba spĺňa kritériá kvality. Žiadateľ sa môže dobrovoľne zúčastniť tej časti zasadnutia komisie, na ktorej je posudzovaná jeho žiadosť. Komisia rozhodne o plnení kritérií kvality priamo na zasadnutí. Certifikačná komisia má právo zamietnuť udelenie práv na používanie značky aj v prípade, že má odôvodnené pochybnosti o etickom a morálnom správaní žiadateľa. Na udelenie značky nemá žiadateľ právny nárok.
5/ Udelenie práv na používanie značky
V prípade kladného rozhodnutia Certifikačnej komisie udelí Koordinátor výrobcovi právo na používanie značky na základe písomnej zmluvy. Zmluvu o používaní značky uzatvára Koordinátor s výrobcom/ producentom/ poskytovateľom služby na dobu určitú. Zmluva oprávňuje používať značku na tie tovary a služby, ktoré splnili certifikačné kritériá a rozhodla o tom Certifikačná komisia komisie. Zmluva určuje podmienky a spôsob používania značky, práva a povinnosti zmluvných strán. Podpisom zmluvy získava výrobca certifikát, ktorý má prezentačnú funkciu.
Platnosť prvého certifikátu na dané tovary a služby konkrétneho producenta/ výrobcu/ poskytovateľa je 3 roky. Obnova certifikátu je na ďalšie 3 roky od skončenia platnosti predchádzajúceho certifikátu.